Dire que la loi sur la transition numérique suscite des débats est un doux euphémisme. Entre les entrepreneurs qui ont compris l’intérêt de la dématérialisation pour faire grossir leur chiffre d’affaires et ceux qui estiment qu’il s’agit d’un effet de mode, le flou est total. Pourtant, quelle que soit l’opinion que l’on puisse en avoir, rien ne peut arrêter ce changement car il présente un caractère d’obligation.
Stratégie digitale : de quoi parle-t-on pour les entreprises ?
Pour qu’une entreprise fonctionne, il est impératif de connaitre les habitudes consuméristes des clients. Les chiffres sont relativement parlants : 59% des français utilisent Internet pour se renseigner sur les produits ou les prestations et faire des achats. Or, seulement 11% des entreprises possèdent leur propre site internet, sachant que le monde entrepreneurial français se compose très majoritairement de PME (à plus de 99%).
Afin de remédier à ce problème, le gouvernement souhaite que les entreprises se tournent vers le digital : site internet, envois dématérialisés etc…pour gagner en compétitivité face aux autres entreprises européennes et mondiales.
La première étape a consisté à contraindre les entreprises, légalement, à n’utiliser désormais que la voie numérique pour envoyer les factures à la clientèle. Les premiers résultats sont sans appel : cela réduit les coûts d’envoi de 50%. Ce n’est donc qu’un début ; sachant que tous les documents de l’entreprise devraient donc, prochainement se trouver sous forme numérique.
C’est un des points majeurs qui pose problème pour les entrepreneurs. Car cela veut dire qu’il faudrait numériser l’ensemble des documents papiers qui constituent les archives. Plus une entreprise est ancienne, plus le nombre de documents est important. Il faudrait par ailleurs, pour que cette numérisation soit efficace qu’un ordre et un tri aient été régulièrement faits, pendant toutes ces années. Or, ce n’est pas toujours le cas, même pour les entreprises plus récentes.
Comment se préparer au mieux à la digitalisation de l’entreprise ?
Comment arriver à numériser chaque document, provenant de la salle des archives ? Ce n’est pas uniquement une question de temps, mais aussi de compétences, car il faut arriver à faire la différence entre plusieurs documents, savoir si la durée probatoire est échue ou non pour déterminer si le document doit être numérisé ou non.
Un travail qui demanderait un temps précieux ; ce que les entrepreneurs n’ont pas. Ils sont trop occupés au quotidien à être productifs, à chercher à se développer. L’embauche ne semble pas une idée raisonnable ; cela occasionnerait des coûts trop importants.
Les entreprises d’archivage à qui les professionnels externaliseraient ce travail semble l’alternative la plus intéressante ; sachant que c’est désormais cette solution qui prime dans le monde professionnel. Comme il faut ; malgré la volonté de passer au tout numérique ; conserver ses archives papiers, elles se chargent de les trier, dans un premier temps, de numériser ce qui reste, pour enfin les ranger. La gestion des archives papiers mais aussi numériques est donc facilitée, car elles proposent des solutions clés en main pour les entrepreneurs.
